Którą aplikację do obsługi poczty wybrać? (art. partnera)

Poczta elektroniczna nie jest już tylko sposobem na komunikację pomiędzy osobami, które znajdują się daleko od siebie. Używa się jej również do łatwego przekazywania informacji i plików pomiędzy pracownikami wykonującymi swoje obowiązki w tym samym biurze. Odbieramy i wysyłamy coraz więcej wiadomości, dlatego tak ważne jest, żebyśmy posiadali odpowiednią aplikację do ich obsługi. Jaką wybrać?

Poczta e-mail kluczowym narzędziem

Badania wykazują, że poczta elektroniczna jest obecnie najpopularniejszą usługą stosowaną w firmach do komunikacji, a w kolejnych latach ma dalej zyskiwać na znaczeniu. Okazuje się, że pracownicy, którzy obsługują firmową pocztę e-mail, poświęcają na to zadanie średnio ponad 3 godziny dziennie.

Natomiast analiza przeprowadzona przez firmę The Radicati Group wykazała, że każdy użytkownik sieci w 2018 roku odbierał i wysyłał dziennie średnio 122 wiadomości. Biorąc pod uwagę ilość SPAM-u, jaką dostajemy na swoje skrzynki e-mail, można stwierdzić, że liczba ta wcale nie jest duża. Poczta firmowa korzysta jednak najczęściej z zaawansowanych filtrów antyspamowych, które ograniczają ilość niechcianych wiadomości do minimum. Poza tym, przedsiębiorstwa nie używają darmowych adresów e-mail, na które otrzymuje się dziesiątki wiadomości reklamowych dziennie. Firmy mają własne domeny, korzystają z usług hostingowych i z reguły posiadają zaawansowane rozwiązania do obsługi poczty. Jest to niezbędne m.in. ze względu na kwestie związane z ochroną.

W badaniu przeprowadzonym przez przedsiębiorstwo Barracuda 94 proc. respondentów przyznało, iż uznaje pocztę e-mail za jeden z najwrażliwszych punktów w zabezpieczeniach ich organizacji. Groźne są m.in. ataki phishingowe. To, czy firmowa poczta nie będzie zagrożona, zależy m.in. od tego, na jakie narzędzia postawi firma w zakresie obsługi wiadomości. Warto brać pod uwagę następujące rozwiązania:

•   Microsoft Exchange Online – niemal każdy użytkownik poczty e-mail miał kiedyś do czynienia z produktami marki Microsoft, a wymieniona usługa została stworzona specjalnie z myślą o firmach. Jej atutem są m.in. filtry antyspamowe, do 100 GB powierzchni na wiadomości, ochrona przed złośliwym oprogramowaniem i dostęp na urządzeniach mobilnych. Do tego dochodzi możliwość wspólnej pracy, tj. korzystania z jednej skrzynki przez wielu użytkowników, współdzielonego kalendarza czy grupowych konwersacji. Decydując się na tę skrzynkę, możesz używać adresów we własnej domenie, a na pocztę logować się za pomocą przeglądarki.
•   Gmail – kolejne bardzo popularne rozwiązanie, które ma na świecie ponad 1 mld użytkowników, a przynajmniej tak twierdzi Google. Usługa ta jest również dostępna w wersji dla firm. Według jej właścicieli blokuje ona aż 99,9 proc. phishingu i złośliwego oprogramowania. Aplikacja Gmail automatycznie tworzy kopie zapasowe twoich danych. Narzędzie możesz powiązać z adresem e‑mail we własnej domenie. Pocztę dla firm od Google masz prawo testować przez 14 dni za darmo.
•   Tutanota – to zdecydowanie mniej znana, ale również godna uwagi usługa. Poczta jest bezpieczna, a to m.in. dzięki szyfrowaniu end-to-end i 2FA. Twoje wiadomości nie mogą być przez nikogo odczytane. Z serwisu możesz korzystać zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i na komputerze. Firma stale pracuje nad zabezpieczeniami, żeby ograniczyć do minimum ilość SPAM-u otrzymywanego przez użytkowników. To ciekawa oferta, którą warto rozważyć.
•   Zoho – alternatywą dla powyższych rozwiązań jest Zoho, które jednak cieszy się zdecydowanie mniejszą popularnością niż wymienione powyżej usługi. W sieci można znaleźć informacje, że liczba użytkowników tego rozwiązania przekracza 1 mln. Zapewnia ono szyfrowanie wiadomości, a jego skuteczność w zatrzymywaniu SPAM-u, według twórców, przekracza 99,9 proc. Wybierając tę usługę, możesz korzystać z adresów we własnej domenie i korzystać z poczty przez przeglądarkę. Panel administracyjny tego narzędzia wygląda podobnie jak w innych rozwiązaniach o tym samym zastosowaniu.

Wszystkie wymienione webowe programy pocztowe mają swoje plusy i minusy. Warto przetestować przynajmniej dwa z nich, zanim zdecydujesz się na dane rozwiązanie.

poczta e-mail