Dane pod kontrolą: jak skutecznie zapobiegać ich utracie w cyfrowym świecie?
Jeden niepozorny błąd - źle wpisany adres e-mail, przypadkowo udostępniony plik w chmurze czy dokument pozostawiony w biurowej drukarce - może kosztować firmę naprawdę wiele. W dzisiejszym świecie dane to jeden z najcenniejszych zasobów, a ich ochrona staje się równie ważna jak zabezpieczenie pieniędzy czy sprzętu. Co istotne, zagrożenia nie zawsze przychodzą z zewnątrz - często wynikają z codziennej, rutynowej komunikacji. Dlatego zapobieganie utracie firmowych danych to temat, którego nie można odkładać na później. Jak robić to skutecznie? Odpowiadamy.
Kanały ryzyka
Do wycieku danych wcale nie potrzeba zaawansowanego ataku - często wystarczy zwykła codzienna pomyłka. Mail z poufnym załącznikiem trafiający do złego odbiorcy, wydruk pozostawiony w biurowej drukarce, pendrive zgubiony w drodze na spotkanie, czy plik udostępniony w chmurze bez właściwych uprawnień - to scenariusze, które zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Do tego dochodzą rozmowy na komunikatorach i wideokonferencjach, gdzie łatwo pokazać zbyt wiele. Każdy z tych kanałów wygląda niepozornie, ale to właśnie tam najczęściej kryją się wektory wycieku, dlatego tak ważne jest stosowanie różnych mechanizmów ochrony, dopasowanych do konkretnego sposobu pracy.
Podstawowe mechanizmy DLP
Nowoczesne systemy DLP działają trochę jak inteligentny strażnik - potrafią rozpoznać, które pliki zawierają wrażliwe informacje, nadać im odpowiednie „etykiety” i pilnować, co dalej się z nimi dzieje. Jeśli ktoś spróbuje wysłać taki dokument na zewnątrz, system może go zablokować, poprosić o dodatkowe potwierdzenie albo przynajmniej ostrzec, że coś jest nie tak.
Uzupełnieniem tej ochrony jest IRM, czyli zarządzanie prawami do informacji. To rozwiązanie działa bezpośrednio na samym pliku - można ustawić, kto ma prawo go otworzyć, edytować czy wydrukować. Dzięki temu nawet jeśli dokument przypadkiem trafi w niepowołane ręce, jego zawartość nadal pozostaje zabezpieczona.
Kopie zapasowe i audyt
Sama technologia DLP to ważny element układanki, ale nie rozwiązuje problemu w stu procentach. Nawet najlepiej skonfigurowany system nie pomoże, jeśli firma nie zadba o coś tak podstawowego jak regularne kopie zapasowe. To one pozwalają szybko wrócić do pracy po awarii, ataku ransomware czy zwykłej pomyłce pracownika. Ważne jest nie tylko ich wykonywanie, ale też sprawdzanie, czy faktycznie da się z nich odtworzyć dane - wielu organizacjom zdarzało się boleśnie odkryć, że kopie były, ale bezużyteczne.
Drugim filarem jest audyt. To nic innego jak szczegółowe „mapowanie” danych w firmie - sprawdzenie, gdzie dokładnie się znajdują, kto ma do nich dostęp i jakimi kanałami są przesyłane. Bez takiej wiedzy trudno ustawić skuteczne zabezpieczenia. Audyt pomaga też wychwycić miejsca, w których ryzyko wycieku jest największe, na przykład dział, który korzysta z wielu zewnętrznych narzędzi czy wymienia dużo informacji z partnerami. Dzięki temu można lepiej dopasować polityki bezpieczeństwa do realnych potrzeb, zamiast wprowadzać ogólne zasady, które albo są zbyt luźne, albo nadmiernie utrudniają pracę.
Architektura ochrony
Najlepsze rozwiązania w zakresie ochrony informacji opierają się na wielu warstwach, bo tylko takie podejście daje realne efekty. Na poziomie komputerów i urządzeń mobilnych kontrolowane są działania użytkowników, w sieci monitorowany jest ruch wychodzący, a w aplikacjach i chmurze zabezpieczane są pliki współdzielone na co dzień. To właśnie dzięki takiej wielopoziomowej architekturze zapobieganie utracie danych staje się skuteczne - bo nawet jeśli jedno zabezpieczenie zawiedzie, kolejne wciąż stanowią barierę przed wyciekiem.
Proces wdrożenia
Wdrożenie systemu zapobiegania utracie danych to proces etapowy. Najpierw robi się audyt i inwentaryzację, by wiedzieć, jakie informacje firma posiada i gdzie one są. Potem następuje klasyfikacja i oznaczanie danych - ustalenie, co jest poufne, a co mniej wrażliwe. Kolejny krok to pilotaż w ograniczonym zakresie, który pozwala sprawdzić działanie systemu i reakcje użytkowników. Dopiero później wdraża się rozwiązanie w całej organizacji, a na końcu dba o stałe monitorowanie i dopasowywanie polityk, tak aby były skuteczne, ale nie paraliżowały codziennej pracy.
Ograniczenia i przykłady rozwiązań
Żaden system nie gwarantuje stuprocentowej ochrony. Zagrożenia mogą pojawić się w kanałach, które nie zostały objęte kontrolą, a zbyt restrykcyjne reguły mogą paraliżować pracę. Dlatego w praktyce łączy się różne podejścia: DLP, IRM, archiwizację i szkolenia pracowników. Na rynku dostępne są rozwiązania, które integrują te mechanizmy - przykładem jest GTB DLP Suite, oferowane przez iiTD, które umożliwia zarówno analizę treści, jak i kontrolę kanałów komunikacji. To jedno z narzędzi, które pokazuje, jak technologia wspiera organizacje w redukowaniu ryzyka.
Komentarze (0)